Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa kattava kuva siitä, mitä ja millä perusteella henkilötietoja kerätään ja käsitellään sekä mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään Lifemed-konsernissa.

Lifemed-konserniin (jäljempänä: ”Lifemed”) kuuluvat Lifemed Group Oy (y-tunnus: 2515260-9) ja Lifemed Oy (y-tunnus: 0629011-7).

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Lifemedin tarjoamiin myynti-, konsultointi-, asennus- ja huoltopalveluihin sekä muihin Lifemedin tarjoamiin palveluihin niin Lifemedin toimistossa, urakkakohteissa kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa ja verkkokaupassa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita Lifemedin tuotteista ja palveluista. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Lifemedin yritys- yhteisöasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien sekä Lifemedin kiinteistöissä ja urakkakohteissa vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn ja kameravalvontaan.

Lifemed käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja näiden periaatteiden ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

1
HENKILÖTIEDOT

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja. Lifemed noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.

2
REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjä: Lifemed Group Oy
Osoite: Billskogintie 23 K, 02580 SIUNTIO
Yhteyshenkilö: Turo Linnala
S-posti:turo.linnala@lifemed.fi

3
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

• Lifemedin tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen ja tiedottamiseen
• palveluiden ja tuotteiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
• liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
• palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun sekä kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
• markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
• lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten työturvallisuuslain ja kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin
• riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
• Lifemedin kiinteistöjen, kohteiden ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Lifemedin ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Lifemedin tarjoaman tuotteen tai palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, työturvallisuusvelvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin esimerkiksi veroviranomaisille. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Lifemedin oikeutettuun etuun

Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai asiakassuhteeseen. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus tai kieltää henkilötietojen käyttäminen sähköistä suoramarkkinointia varten.

4
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT JA TIETOSISÄLTÖ

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
Henkilötietoryhmä ja esimerkkejä tietosisällöstä

Yhteystiedot:
Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Tunnistamistiedot:
Rekisteröidyn henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika.

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot:
Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.

Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot:
Tiedot Lifemedin ja rekisteröidyn tai Lifemedin ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot.

Muu liiketoimintaan liittyvä materiaali:
Muu liiketoiminnan hoitamiseen liittyvä materiaali, joka sisältää rekisteröidyn henkilötietoja.

Kameravalvonta:
Lifemedin kiinteistöihin ja kohteisiin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa olla tunnistettavissa.

Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot:
Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Lifemedin palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Lifemedin ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Lifemedin palveluiden tuottamiseksi.

5
TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä mm. sivustoillamme olevien lomakkeiden kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä, viranomaisten pitämistä rekistereistä ja muista luotettavista rekistereistä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Esimerkiksi Lifemedin alihankkijat, urakoitsijat ja yhteistyökumppanit toimittavat Lifemedille rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.

6
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Lifemed säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei Lifemed tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Lifemedin suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity ei ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta, tai rekisteröity ei ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

7
HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT TAHOT JA VASTAANOTTAJAT

Lifemed-konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Lifemed voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Lifemedille IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Lifemed varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille sekä Lifemedin sopimuskumppaneille.

Lifemed voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Lifemed voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Lifemed on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Lifemed on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8
HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Lifemed käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, pääsynhallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Lifemed voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin Lifemed varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

10
REKISTERÖITYJEN OIKEUDET JA OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Lifemed poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Lifemed rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tämän tietosuojaliitteessä mainitulle tietosuojavastaavalle.

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Lifemed voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai oikeuden johdosta.

11
OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi:029 56 66735

12
MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Lifemed voi joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille.

Tietosuojaseloste on julkaistu 17.6.2019 ja päivitetty 1.11.2021